Smart working: le nuove regole dal 1° settembre 2022

Dal 1° settembre 2022 è venuta meno la più snella disciplina emergenziale in materia di smart working.

Pertanto, da tale data si è tornati ad applicare integralmente la normativa di cui alla legge n. 81 del 22 maggio 2017, salvo alcuni aggiustamenti introdotti dal decreto legge n. 73 del 21 giugno 2022 (c.d. “Decreto Semplificazioni”) e dal decreto attuativo del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali n. 149 del 22 agosto 2022.

L’articolo 19, comma 1, della legge n. 81/2017, prevede che l’accordo di smart working sia stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova. Tale accordo deve essere conservato dal datore di lavoro per cinque anni dalla sottoscrizione.

L’accordo può essere a termine o a tempo indeterminato. In tale ultimo caso, il recesso può avvenire con un preavviso non inferiore a trenta giorni (novanta giorni in caso di lavoratori disabili).

In presenza di un giustificato motivo ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine, in caso di accordo a tempo determinato, o senza preavviso, in caso di accordo a tempo indeterminato.

Entro cinque giorni dalla sottoscrizione degli accordi individuali, il datore di lavoro deve comunicare in via telematica al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, secondo le modalità individuate con il decreto attuativo n. 149 del 22 agosto 2022 e relativi allegati. La comunicazione telematica dovrà avvenire mediante l’applicativo disponibile, tramite autenticazione SPID e CIE, sul portale Servizi Lavoro, oppure, in alternativa, mediante i servizi telematici API REST di invio delle comunicazioni.

Sanzioni

La mancata comunicazione telematica comporterà per il datore di lavoro una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Viene invece eliminato l’obbligo di allegare alla comunicazione telematica l’accordo individuale, che deve essere comunque conservato dal datore di lavoro.

Il decreto precisa che restano valide le comunicazioni già effettuate secondo le modalità della disciplina previgente.   Pertanto, qualora prima del 31 agosto 2022 sia stato sottoscritto un accordo di smart working e lo stesso sia stato trasmesso telematicamente entro tale data, non è necessario effettuare alcuna nuova comunicazione, a meno che non sopravvenga un accordo modificativo del precedente.

Requisiti

In relazione ai requisiti e ai contenuti dell’accordo individuale di smart working, si ricorda che il 7 dicembre 2021 il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali ha raggiunto l’accordo con le Parti sociali sul primo “Protocollo Nazionale sul lavoro in modalità agile” nel settore privato.

Come abbiamo già avuto modo di segnalare in un precedente articolo (cui si rimanda per maggiori approfondimenti), l’adesione al lavoro agile avviene su base volontaria e l’eventuale rifiuto del lavoratore di aderire o svolgere la propria prestazione lavorativa in modalità agile non integra gli estremi del licenziamento per giusta causa o giustificato motivo né rileva sul piano disciplinare.

L’accordo di lavoro agile ha l’obiettivo di disciplinare l’esecuzione della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali e, in particolare, deve regolamentare le forme di esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro, i tempi di riposo del lavoratore, gli strumenti utilizzati dal lavoratore e le misure tecnico-organizzative necessarie per assicurare la disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro, le condotte sanzionabili a livello disciplinare e l’eventuale diritto all’apprendimento.

Più in particolare, il Protocollo specifica che l’accordo deve riportare dettagliatamente le seguenti previsioni:

• la durata dell’accordo, a tempo determinato o indeterminato;
• l’organizzazione del lavoro: ferme restando le previsioni di legge e di contratto collettivo, la giornata lavorativa svolta in modalità agile si caratterizza per l’assenza di un preciso orario di lavoro e per l’autonomia nello svolgimento della prestazione nell’ambito degli obiettivi prefissati, nonché nel rispetto dell’organizzazione delle attività assegnate dal responsabile a garanzia dell’operatività dell’azienda e dell’interconnessione tra le varie funzioni aziendali;
• il luogo di lavoro: normalmente il lavoratore è libero di individuare il luogo ove svolgere la prestazione in modalità agile purché lo stesso abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di sicurezza e riservatezza, anche con specifico riferimento al trattamento dei dati e delle informazioni aziendali nonché alle esigenze di connessione con i sistemi aziendali;
• gli aspetti relativi all’esecuzione della prestazione lavorativa svolta al di fuori dei locali aziendali, ivi inclusi quelli afferenti all’esercizio del potere direttivo, disciplinare e di controllo del datore di lavoro;
• gli strumenti di lavoro: fatti salvi diversi accordi, il datore di lavoro, di norma, fornisce la strumentazione tecnologica ed informatica necessaria allo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile e ne garantisce la manutenzione e la sostituzione (pur riservandosene la proprietà), al fine di assicurare al lavoratore la disponibilità di strumenti che siano idonei all’esecuzione della prestazione lavorativa e sicuri per l’accesso ai sistemi aziendali;
• i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche e/o organizzative necessarie ad assicurare la disconnessione;
• l’attività formativa eventualmente necessaria per lo svolgimento della prestazione di lavoro in modalità agile;
• le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Il Protocollo Nazionale ricorda, altresì, che anche ai lavoratori agili si applicano gli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro, nonché tutti i diritti in materia di tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali.

Previsioni di proroga della disciplina

Infine, stando alle ultime dichiarazioni rilasciate dal Ministro del Lavoro e delle Politiche Sociali Andrea Orlando, in sede di conversione in legge del decreto legge n. 115 del 9 agosto 2022 (c.d. “Decreto Aiuti Bis”) dovrebbe essere riconosciuta la proroga fino al 31 dicembre 2022 del diritto allo smart working totale per i lavoratori fragili e i genitori di figli fino a 14 anni, con tanto di conferma delle procedure semplificate di comunicazione.