Early warning ed analisi del costo del lavoro come strumento predittivo

In questa prima parte del contributo si evidenzia che l’emersione precoce della crisi il Codice della crisi e dell’insolvenza, nella sua originaria formulazione, aveva individuato due distinti elementi di early warning: l’obbligo di adeguati assetti organizzativi e l’introduzione di sistemi di allerta intesi, questi ultimi, come obbligo di segnalazione degli indizi della crisi posti a carico di alcuni soggetti qualificati e che avrebbe portato, in caso di inattività dell’organo amministrativo, alla gestione della crisi da parte dell’Organismo di Composizione della Crisi (OCRI) attraverso lo strumento della composizione assistita.

Gli effetti economici della pandemia da Covid-19 hanno portato dapprima a un posticipo dell’intero Codice della crisi e poi ad una loro cancellazione attraverso la loro sostituzione con il debtor-friendly, strumento della composizione negoziata della crisi.

Sorte opposta ai sistemi di allerta ha avuto, invece, l’introduzione dell’obbligo per le imprese di dotarsi di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili.

La disciplina degli adeguati assetti organizzativi è stata, peraltro, definita in modo uniforme anche nell’ambito della normativa sulla crisi di impresa con l’introduzione, nella versione finale del Codice della crisi, del nuovo art. 3  CCII  il cui comma 2 prescrive che l’imprenditore collettivo debba istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato ai fini della tempestiva rilevazione dello stato di crisi e dell’assunzione di idonee iniziative.

Il codice civile si limita a disporre che gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili di un’impresa debbano essere adeguati alla natura e alle dimensioni dell’impresa stessa e debbano permettere una rilevazione e gestione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale, senza, tuttavia, fornire alcuna indicazione in merito al concetto di adeguatezza e al contenuto che tali assetti dovrebbero avere.

Con l’espressione assetti organizzativi si intende la predisposizione di un organigramma aziendale da cui emergano l’articolazione, la gerarchia degli organi operativi e di controllo, i compiti, le funzioni, i poteri, le risorse e i mezzi ad essi assegnati, le deleghe, con eventuale attribuzione di poteri esterni alle diverse funzioni e le responsabilità.

Gli assetti amministrativi si compongono di procedure che assicurino un ordinato e diligente svolgimento dell’attività aziendale e una rilevazione e gestione efficiente dei rischi d’impresa, nonché la completezza, la tempestività, l’adeguatezza e l’attendibilità dei flussi informativi societari.

Infine, gli assetti contabili sono costituiti da un efficace sistema di rilevazione contabile, con la redazione periodica di budget di esercizio e il controllo sulla corrispondenza tra saldi contabili e bancari, nonché sull’andamento effettivo rispetto alle previsioni al fine di cogliere per tempo la tendenza.

Nella strutturazione in concreto dei sopra descritti assetti organizzativi, amministrativi e contabili, attraverso cui si articola il governo dell’attività d’impresa, gli amministratori godono, stante la formulazione della normativa, della più ampia libertà di manovra, potendo trarre ispirazione da principi e prassi elaborate dalle scienze economiche ed aziendalistiche in tema di organizzazione. In ogni caso, il procedimento di definizione dell’assetto organizzativo in senso lato si compone di una fase statica e di una fase dinamica.

La fase statica riguarda più propriamente la rappresentazione della vita societaria in ogni suo aspetto, compresa la eventuale fase di crisi, e si realizza, ad esempio, nella predisposizione di idonei e dettagliati organigrammi e mansionari da cui emergano chiaramente ruoli e poteri nella struttura societaria.

La dimensione dinamica riguarda invece il concreto funzionamento e la relativa attività di monitoraggio degli assetti predisposti, nello svolgimento e nell’evoluzione dell’attività della società.

Gli amministratori, oltre a dare corpo ad una serie di regole che compongono l’intero assetto organizzativo della società, devono assicurarsi che detto sistema sia adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa e che permetta una rilevazione e gestione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale (artt. 2086 e 2381 c.c.).

L’ampia formulazione adottata dal legislatore in relazione al concetto di adeguatezza permette che gli assetti organizzativi siano individuati e modellati caso per caso, tenendo conto dello specifico e concreto contesto di ogni singola realtà aziendale, ispirandosi alle nozioni economico-aziendalistica ed ai codici di comportamento aziendali, nel rispetto del principio di proporzione tra dimensione dell’impresa e dei correlati rischi rispetto all’apparato organizzativo a presidio della stessa.

Nella predisposizione della struttura organizzativa, occorre tenere conto, anche al fine di dare maggiore sostanza al concetto di adeguatezza degli assetti, di tutte le indicazioni in materia organizzativa contenute in normative, anche di natura regolamentare e autodisciplinare, speciali o di settore. Il processo decisionale degli amministratori deve essere compiutamente motivato verificando dettagliatamente le ragioni per le quali è stata adottata una determinata struttura organizzativa ed i motivi che hanno portato a ritenerla più consona in termini di adeguatezza.

Pertanto la costruzione di un piano aziendale efficace e adatto alla specifica realtà aziendale non può prescindere da una preliminare ed approfondita analisi delle caratteristiche della stessa; pertanto è necessaria una conoscenza approfondita del contesto nel quale l’azienda opera e l’analisi specifica dell’attività di riferimento.

La redazione di una analisi approfondita di contesto permette di individuare i punti di forza e le minacce o meglio punti di criticità attraverso la SWOT Analysis.

Solo dopo aver analizzato determinati aspetti sarà possibile giungere alla definizione di un piano realizzabile e coerente ed è per questo che lo stesso rappresenta il primo requisito della corretta conduzione aziendale poiché :

• Da esso emerge la c.d. “going concern”;
• Da esso permette di constatare un primo approccio alla sostenibilità dell’indebitamento
• Lo stesso modello può fornire all’organo amministrativo le informazioni che consentono di misurare il fabbisogno finanziario e le risorse a disposizione per la sua copertura
• Lo stesso concede la possibilità di effettuare delle azioni di carattere correttivo

A tal proposito i sistemi di budgeting consentono di prefigurare gli scenari ed i piani di azione più favorevoli sempre in una ottica di prevenzione ed accertamento della crisi; posti a confronto con dati consuntivi, gli scostamenti permettono di indagare e comprendere le differenze ed il mancato perseguimento degli obiettivi individuando soluzioni operative per farvi fronte.

 Focalizzandosi in questo contributo specificamente sui costi del lavoro, i principali obiettivi della verifica sono:

• l’accertamento della completa corretta imputazione dei costi al periodo di competenza;
• l’accertamento dell’effettivo sostenimento del costo. Questo obiettivo vuole rassicurare il revisore indipendente sul fatto che i costi registrati dalla società per il personale siano relativi a persone presenti in azienda ed effettivamente operanti;
• l’accertamento dell’eventuale presenza di situazioni (contenzioso in essere, programmi futuri di incentivi alle dimissioni, ecc.) che possano costituire una passività potenziale e futura per l’azienda;
• l’accertamento della corrispondenza dei saldi alle risultanze delle scritture contabili. Il revisore deve accertare che i saldi oggetto delle procedure di revisione siano in accordo con quelli esposti nel bilancio di esercizio, e che questi siano a loro volta in accordo con le scritture contabili ufficiali.

L’esame del consulente e quindi in nuova veste di revisore prende generalmente in considerazione i dati predisposti dai diversi software del personale e dei processi payroll, sviluppando su di essi le proprie verifiche a campione. Occorre, dunque, predisporre una scheda di lavoro specifica per l’evidenza della riconciliazione dei dati esaminati con quelli riportati sulle scritture contabili ufficiali;

• l’accertamento della corretta descrizione e classificazione dei costi in bilancio;
• l’accertamento della correttezza di calcolo dei costi e dei relativi ratei. Si vuole accertare che non vi siano errori nel calcolo delle retribuzioni e che il costo del personale non ecceda quello effettivo;
• l’accertamento della correttezza e completezza nell’accumulo dei dati del personale per le varie dichiarazioni richieste dalle leggi vigenti;
• l’accertamento della uniformità di applicazione dei principi contabili rispetto a quelli adottati nell’esercizio precedente. Questo obiettivo consiste nell’effettuare un esame comparativo dei costi relativi al personale, confrontando i totali mensili con i valori del budget e con gli importi dei corrispondenti mesi dell’esercizio precedente.

E’ necessario inoltre controllare che il metodo di rilevazione e di imputazione di questi costi in contabilità generale, ove applicabile in contabilità industriale, sia uniforme rispetto a quello dell’anno precedente e, nel caso di scostamenti, verificarne i motivi e gli effetti sul bilancio.

Nelle tabelle che seguono, gli obiettivi sopra descritti sono riepilogati e raffrontati con i possibili errori riscontrabili, con le procedure di controllo interno necessarie per prevenire tali errori e con alcune possibili verifiche.

Per le retribuzioni del personale dipendente i dettagli di cui il consulente deve darne evidenza e che possono essere rappresentati alla società sottoposta a revisione sono i seguenti:

1. analisi mensile del numero dei dipendenti, delle retribuzioni lorde e dei contributi a carico dell’azienda;
2. riconciliazione dei valori totali di costo tra le rilevazioni mensili dell’Ufficio personale e le risultanze contabili;
3. copia del Contratto collettivo nazionale di lavoro in vigore e degli Accordi integrativi aziendali;
4. dettaglio di calcolo del costo orario della manodopera utilizzata per la valutazione delle rimanenze di magazzino e delle costruzioni di cespiti in economia. 

Fonti di ricerca:

• Ipsoa – one fiscale
• Il Sole 24 ore – norme e tributi
• Il sole 24 ore – Sistema Frizzera